アラートとは、E-Mailで、お知らせや督促などを送信する機能です。

基本的に、アラートはバッチで（自動にまとめて）送信されますが、スタッフが手動で送信することもできます。ここでは、送信するアラートの条件設定や送信文面の編集、また手動でのアラート送信について説明します。

 

１．メニューを選択する

☞　処理を行うメニューを選んでください〈画面１〉。

※　アラートの種別毎に、環境設定・条件設定・データ登録を行うことができます。なお、種別によって入力項目が異なります。

 

アラート管理　　　        全アラートデータの管理画面です。データの表示および送信を行います。→２-Ａへ

アラート履歴　　　        アラート配信した履歴の一覧を表示します。　　　　　　　　　 →２-Ｂへ

アラートバッチ履歴        バッチで（一括で）アラート配信した履歴の一覧を表示します。 →２-Ｃへ

環境設定　　　　　        メール配信時の、送信日や見出しなどを設定します。　　　　　 →２-Ｄへ

条件設定　　　　　        アラートデータ作成時の、抽出条件の設定等をします。　　　　 →２-Ｅへ

データ登録　　　　        アラートデータを、抽出条件に沿って登録（作成）します。　　 →２-Ｆへ

定型文設定　　　　　     メール配信時の、見出しなどを定型文として設定します。　　　 →２-Ｇへ

 

〈画面１　アラート管理メニュー〉

！   アラートの種類

 

 

！   アラートの抽出から送信までの流れ

 

 

２-Ａ．アラート管理

全アラートデータの管理画面です。アラートのデータ表示、および出力を行います。

アラート出力は、通知方法が"E-Mail"に設定されている場合は、E-Mailを送信します。

また、"E-Mail"以外に設定されている場合は、データ状態の変更などを行います。

なお、出力するデータは、画面に表示されているものです。

 

☞　データを絞込む場合は、条件を入力して、データ表示〈画面２−�@〉をクリックしてください。データが表示されます〈画面３〉。

☞　E-Mailを送信する場合は、「種別」「通知方法」「状態」〈画面３−�@〉が入力されていることを確認して、アラート出力〈画面３−�A〉をクリックしてください。

〈画面２　アラート管理〉

〈画面３　アラート管理〉

 

２-Ｂ．アラート履歴

アラート出力した履歴を表示します。

 

☞　表示するデータを絞込む場合は、条件を入力して、データ表示〈画面４−�@〉をクリックして下さい。

※　「エラー件数」がなくて「その他エラー情報」がある場合は、エラーで送信およびデータセットされていません。

 

〈画面４　アラート管理　履歴一覧〉

 

２-Ｃ．アラートバッチ履歴

バッチでアラート出力した履歴を見ます。

 

☞　絞込む場合は、条件を入力して、データ表示〈画面５−�@〉を押して下さい。

〈画面５　アラート管理　バッチ履歴一覧〉

 

！  バッチのタイミング

 

 

２-Ｄ．環境設定

メールの文面の形式や送信のタイミングなど、メール配信の環境を設定します。

 

☞　以下の必要事項を入力して、登録〈画面６−�@〉をクリックしてください。

 

・送信タイミング〈画面６−�A〉は、日付指定か、定期的（曜日を指定）のどちらかを選んでください。

・「サブジェクト・ヘッダー・フッター」に関しては、ファイルで設定する事も可能です（次頁！参照）。 なお、ファイルと以下の設定事項が両方あった場合には、両方とも反映されます。

・複数館指定する場合には、利用者設定(所属館)に注意して下さい。二重に送られる可能性があります。

・アラートデータ送信設定〈画面６−�B〉には、通知方法を「E-mail」、状態を「通常」(新着資料案内とお知らせは「継続」)にしてください。

・テスト環境(CARINTEST)でのみ、データ側にメールアドレスがあっても、設定したテストメールアドレス〈画面６−�C〉へ送信されます。

〈画面６　アラート管理　環境登録〉

 

 

！   ファイルからサブジェクト・ヘッダー・フッターを設定

 

 

２-Ｅ．条件設定

アラートデータ作成時の、抽出条件の設定等をします。

☞　必要事項を入力して、登録〈画面７−�@〉をクリックしてください。

※　全予約確保資料および利用者を抽出したい場合には、何も入力しないで下さい。

〈画面７　アラート管理　予約確保データ抽出条件登録〉

 

 

２-Ｆ．データ登録

手動でアラートを送信する際に必要な、アラートデータを作成します。

アラートデータは、抽出条件に沿って登録（作成）します。前頁「★ 条件設定」で設定した条件の初期値が表示され、それをもとにデータの登録を行います。

 

☞　必要事項を入力して、条件設定→データ登録〈画面８−�@〉をクリックしてください。

〈画面８　アラート管理　予約確保データ抽出条件登録〉

 

２-G．定型文設定

メールの見出し、文面を定型文として設定します。

 

☞　定型文を新規で作成する場合には、以下の必要事項を入力して、新規登録〈画面９−�@〉をクリックしてください。

☞　登録している定型文を修正する場合には、以下の必要事項を入力して、上書き保存〈画面９−�C〉をクリックしてください。

☞　登録している定型文を削除する場合には、以下の必要事項を入力して、削除〈画面９−�D〉をクリックしてください。

 

・     保存名称〈画面９−�A〉は、任意の保存名称を入力してください。登録後、入力された名称が保存済定型文のプルダウン項目に追加されます。

・     この定型文を全館共通で使用〈画面９−�B〉には、全館共通で定型文を使用する場合は、「する」、館別に定型文を設定する場合は、「しない」にしてください。

・     タイトル(Subject)の入力値は送信メールの件名、文頭(Header)の入力値は送信メール本文の文頭に、末尾(署名など、Footer)の入力値は送信メール本文の末尾にそれぞれ表示されます。

〈画面9　アラート管理　定型文設定〉

 

！  どんな時に設定するの？