NII-ILL受付

■　ＮＩＩ－ＩＬＬ　複写受付の業務と状態遷移　■

業務	状態遷移
①　依頼を受け付ける_RECIEVE	未処理 → 処理中
②　依頼内容について問い合わせる_INQUIRE	処理中 → 新着照会
③　照会に対して回答が来る_RECIEVE	回答待 → 処理中
④　依頼を断る（謝絶）_PARDON	処理中 → 新着照会（依頼館へ）
	処理中 → 未処理（次の受付館へ）
⑤　資料を発送する	処理中 → 発送
⑥　依頼館から問い合わせが来る_RECIEVE	クレーム未処理 → 処理中
⑦　問い合わせに回答する_ANSWER	処理中 → クレーム回答待

★　レコードの状態を保存する_SAVE	遷移なし
★　レコードの状態を戻す_CALLBACK	未処理 → 準備中ほか

①～⑦　左ページ流れ図対応

★　　　各状態で共通する処理

①　依頼を受け付ける　

依頼を１件ずつ受け付けます。

複数件をまとめて、一括で受付を行う場合は「⑫　一括で依頼を受け付ける」の項を参照してください。

(１)　「未処理」の状態の詳細をクリックしてください〈画面３－①〉。

〈画面３　ILL複写（貸借）受付一覧〉

(２)　依頼の内容を確認して、「受付日」〈画面４－①〉を入力して、処理中へのRECEIVE実行〈画面４－②〉をクリックしてください。受付の完了です。

〈画面４　ILL複写（貸借）受付〉

②　依頼内容について問い合わせる　

受付処理中の依頼の不明点を、依頼館に問い合わせます。

(１)　「処理中」状態の詳細〈画面５－①〉をクリックしてください。

〈画面５　ILL複写（貸借）受付一覧〉

(２)　新着照会(INQUIRE)〈画面６－①〉をクリックしてください。

〈画面６　ILL複写（貸借）受付〉

(３)　「_COMMENT_：コメント」〈画面７－①〉を入力して、新着照会へのINQUIRE実行〈画面７－②〉をクリックしてください。依頼館に依頼内容について問い合わせます。

コメント例

参照不完「参照不完（巻末索引によると21巻4号(1998)に掲載の模様。当館欠号）」

　　　　「参照不完（当該ページに該当論文なし）」

料金前納「料金前納（現金書留 : 350円）」

　　　　「料金前納（銀行振込 : 350円）」振込先は参加館情報参照のこと）」

　　　　時間がかかる「時間がかかります。他館にあるようなら転送してください」

　　　　「貸出中（3月１日まで）。予約される場合はその旨回答ください」

重複依頼「この依頼は、<******>と重複のようです。確認してください」

　　　　前頁複写依頼「要前頁複写許可願」

　　　　「前頁複写は受け付けません。貸借で申し込んでください。

〈画面７　ILL複写（貸借）受付〉

！依頼館の回答を必ず受けるには

　依頼館から必ず回答を受けたい場合（既に複写済みで、料金振込み待ちの場合など）には、[合計金額]に「0(ゼロ)」や実際の料金を入力してください。入力しないと、依頼館が他館へ転送したり、キャンセルをしたりする場合があります。

③　照会に対して回答が来る　

問い合わせに対する依頼館の回答内容を確認します。

(１)　「回答待」状態の詳細をクリックしてください〈画面８－①〉。

〈画面８　ILL複写（貸借）受付一覧〉

(２)　内容を確認後、「受付日」〈画面９－①〉を入力して、処理中へのRECEIVE実行〈画面９－②〉をクリックしてください。回答の完了です。

※　履歴に表示される依頼館からの回答内容を確認して、発送処理や、謝絶処理を行ってください〈画面１０〉。

〈画面９　ILL複写（貸借）受付〉

〈画面１０　ILL複写（貸借）受付〉

④　依頼を断る（謝絶）　

依頼を断ります。所蔵館の次候補がない場合は「新着紹介」へ、ある場合は「未処理」へそれぞれ状態が遷移されます。

(１)　「処理中」状態の詳細をクリックしてください〈画面１１－①〉。

〈画面１１　ILL複写（貸借）受付一覧〉

(２)　未処理(PARDON)〈画面１２－①〉をクリックしてください。

〈画面１２　ILL複写（貸借）受付〉

(３)　謝絶のコメントを記入後、未処理へのPARDON実行〈画面１３－①〉をクリックしてください。謝絶の完了です。

※　謝絶のコメント例「欠号」「未着」「未所蔵」

　　　　　　　　　　「製本中（○月○日より利用可の予定）」

　　　　　　　　　　「貸出中（○月○日より利用可の予定）」

　　　　　　　　　　「貸し出し不可（貴重書）」

　　　　　　　　　　「複写不可（劣化資料）」

〈画面１３　ILL複写（貸借）受付〉

！謝絶してはいけない理由

　参照不完の場合は次の受付館でも処理ができないため、謝絶ではなく問い合わせ処理を行います。（「問い合わせ処理(INQUIRE)」を参照してください。）

！謝絶されたレコードの流れ：自動転送とサービスフラグの関連

・　次候補館が存在する場合

　　自動転送されて次候補館の「未処理」レコードになります。

　　ただし、次候補館の「サービスステータス」あるいは「複写サービス種別（複写依頼の場合）」、「貸借サービス種別（貸借依頼の場合）」が「N」の時は、自動的に次の候補館へと転送されます。

　　履歴には、転送されなかった受付館のFA番号と「サービス停止中につきシステムが転送しました」というコメントが残ります（依頼後に受付候補館の「サービスステータス」が「N」に更新された場合におこります）。

・　次候補館が存在しない、あるいは最後の候補館が受付休止館である場合

　　「指定した全ての受付館で謝絶されました」とのコメントを付して、「新着照会」レコードとなって依頼館へ戻されます。

⑤　資料を発送する　

資料を発送する準備が整いましたら、料金等の情報を入力して、発送処理を行います。

ここでは、１件ずつの処理手順となりますが、複数件をまとめて、一括で受付を行う場合は「一括で発送処理を行う」の項を参照してください。

一括で発送処理を行う場合は、

(１)　「処理中」状態の詳細をクリックしてください〈画面１４－①〉。

〈画面１４　ILL複写（貸借）受付一覧〉

(２)　発送(SEND)〈画面１５－①〉をクリックしてください。

〈画面１５　ILL複写（貸借）受付〉

(３)　料金項目を入力してください〈画面１６－①〉（料金項目に関しては次ページの表を参照してください）。

〈画面１６　ILL複写（貸借）受付〉

(４)　「発送日」〈画面１７－①〉と「返却期限」〈画面１７－②　貸借のみ〉を入力して、発送へのSEND実行〈画面１７－③〉をクリックしてください。発送の完了です。

〈画面１７　ILL複写（貸借）受付〉

！料金項目の入力

フィールド名		値
内訳のグループ		グループは１セットとして繰り返します。繰り返しは最大10回。繰り返す場合は、形・大きさを入力してください。
	形・大きさ	B4、A4など。繰り返す場合はそれぞれのグループで入力が必須となります。
	数量	枚数等、数量を入力してください。
	単価	単価を入力してください。
	小計金額	=数量×単価
基本料		基本料その他諸経費をまとめて記入してください。
送料		郵送料、又はFAX通信費など
合計金額		必須項目 = 小計金額1（+小計金額2+.....+小計金額10）+基本料+送料

！自動セット

フィールド名	項目の意味	設定値
CHARGE	小計金額	QNT、UPRCEがあれば、QNT×UPRCE
SUM	合計金額	= CHRGE1(+CHRGE2+...+CARGE10)+FEE+POSTG
DDATE	返却期限	参加組織レコードにLOANPが設定されていればセットしてください。
SDATE	発送日	空白でコマンドを発行した場合は、その発効日

！料金事項を修正するときの注意

　一度、自動料金計算を行った後に枚数などを修正しSENDコマンドを発行すると、以前にセットされた他の値と不一致が生じエラーになります。この場合は、CHRGEフィールドとSUMフィールドの値を消去してください（システムが再び演算して新しい値をセットします）。

⑥　依頼館から問い合わせが来る　

発送資料についての依頼館からの問い合わせを確認します。

(１)　「クレーム未処理」レコードの詳細〈画面１８－①〉をクリックしてください。

〈画面１８　ILL複写（貸借）受付〉

(２)　依頼館からの「SENDCMNT：コメント」を確認してください。

〈画面１９　ILL複写（貸借）受付〉

(３)　「コメント」を確認して、処理中へのRECEIVE実行〈画面２０－①〉をクリックしてください。問い合わせの確認の完了です。

〈画面２０　ILL複写（貸借）受付〉

⑦　問い合わせに回答する　

依頼館からの問い合わせに回答します。

(１)　「処理中」状態の詳細をクリックしてください〈画面２１－①〉。

〈画面２１　ILL複写（貸借）受付一覧〉

(２)　クレーム回答待(SEND) 〈画面２２－①〉をクリックしてください。

〈画面２２　ILL複写（貸借）受付〉

(３)　「_COMMENT_：コメント」〈画面２３－①〉「発送日」〈画面２３－②〉を記入して、クレーム回答待へのSEND実行〈画面２３－③〉をクリックしてください。問い合わせへの回答の完了です。

※　コメント例「欠落ページを送付しました。」

　　　　　　　「p.50は広告です。必要な場合は再度連絡ください。」

〈画面２３　ILL複写（貸借）受付〉

⑧　貸した資料が戻ってくる　

返却された資料とレコード内容を確認するため、返送情報を受け付けます。

(１)　「返送」状態の詳細をクリックしてください〈画面２４－①〉。

〈画面２４　ILL複写（貸借）受付一覧〉

(２)　資料を確認して、「返却日」を入力し、返送処理中へのRECEIVE実行〈画面２５－①〉をクリックしてください。ILLレコードが「返却処理中」になります。

※　返送日は処理当日の日付がセットされます。

〈画面２５　ILL複写（貸借）受付〉

⑨　終了処理（貸借）　

すべての処理を終え、レコードを最終状態にします。

(１)　「返却処理中」状態の詳細をクリックしてください〈画面２６－①〉。

〈画面２６　ILL複写（貸借）受付〉

(２)　資料を確認して、返却確認(OK) 〈画面２７－①〉をクリックしてください。

〈画面２７　ILL複写（貸借）受付〉

(３)　返却確認へのOK実行〈画面２８－①〉をクリックしてください。すべての処理の終了です。

〈画面２８　ILL複写（貸借）受付〉

！「返却確認」のレコードを「返却処理中」に戻して、依頼館への連絡に利用するには？

　状態を戻す処理で、レコードの状態を「返却処理中」にすることができます(「返却確認」のままでは連絡に利用できません)。

！「返却確認」=貸借業務の最終状態

　貸借依頼・受付業務は、そのレコードが「返却確認」の状態に遷移したものをもって、終了したとみなされます。

　「返却確認」のレコードは、OKコマンド発行直後の簡略表示画面では表示されますが、次回からは表示されません。そのレコードについてのすべての処理が終了したので、それ以上の操作が必要なくなったためです。ただし、レコード自体は「返却確認」の状態でILLデータベースに保存されていますので、必要に応じて検索することができます。

⑩　返却資料についての問い合わせ、更新請求への回答　

返却された資料に問題があって依頼館へ連絡する場合や、延長の申し込みの可否に対しての回答を行います。

(１)　「返却処理中」状態の詳細〈画面２９－①〉をクリックしてください。

〈画面２９　ILL複写（貸借）受付〉

(２)　返却クレーム未処理(CLAIM) 〈画面３０－①〉をクリックしてください。

〈画面３０　ILL複写（貸借）受付〉

(３)　「_COMMENT_：コメント」〈画面３１－①〉を入力して、
返却クレーム未処理へのCLAIM実行〈画面３１－②〉をクリックしてください。
返却資料についての問い合わせの完了です。

※　「更新可」の場合、「返却期限」〈画面３１－③〉を再入力してください。

※　コメント例「破損していました。梱包は丁寧にお願いします。」

　　　　　　　「別表が同封されていませんでした。返却願います」

　　　　　　　「切手代100円不足していました。」

　　　　　　　「更新不可（予約資料）」

　　　　　　　「更新不可（研究室備付図書）」

　　　　　　　「更新可」

　　　　　　　「更新可（更新請求は1回（10日間）限り有効）」

※　更新可とする場合「返却期限」を修正します。

〈画面３１　ILL複写（貸借）受付〉

⑪　返却期限の更新を請求される　

依頼館からの返却期限の更新の請求内容を、確認します。

(１)　「更新請求」状態の詳細をクリックしてください〈画面３２－①〉。

〈画面３２　ILL貸借（複写）受付一覧〉

(２)　内容を確認して、返却処理中へのRECEIVE実行〈画面３３－①〉をクリックしてください。返却期限の更新内容の確認の完了です。

※　履歴に表示される依頼館からの問い合わせを確認してください。回答方法は「⑩返却資料についての問い合わせ、更新請求への回答」を参照してください。

〈画面３３　ILL貸借（複写）受付〉

⑫　一括で依頼を受け付ける　

依頼の受付を一括で行うことができます。

一括で受付を行い、同時に受付票を出力することもできます。

(１)　一括受付処理モードをクリックしてください〈画面４４－①〉。

〈画面４４　ILL複写（貸借）受付一覧〉

(２) 一括受付を行うレコードに対して、一括処理対象のチェックボックスをチェックし、

一括受付処理実行または一括受付処理実行＋印刷プレビューをクリックしてください〈画面４５－①〉〈画面４５－②〉。

一括受付処理実行＋印刷プレビューを選択した場合は、一括受付処理を実行後、同時にILL受付票をプレビューします。

※ 一括処理対象のチェックボックスは、初期状態では全てチェックされた状態になっています。

※ 全選択・全解除をクリックすると、全てのチェックボックスの選択・解除を行うことができます。〈画面４５－④〉

※ キャンセルをクリックすると一括受付処理モードを終了し、通常の一覧画面に戻ります。

※ 表示状態レコードを変更した場合も、キャンセルをクリックした場合と同様に、一括発送処理モードを終了します。

〈画面４５　ILL複写（貸借）受付一覧一括受付処理モード〉

⑬　一括で発送処理を行う　

依頼の受付を一括で行うことができます。

一括で受付を行い、同時に受付票を出力することもできます。

(１) 一括発送処理モードをクリックしてください〈画面４６－①〉。

〈画面４６　ILL複写（貸借）受付一覧〉

（２）一括発送を行うレコードに対して、一括処理対象のチェックボックスをチェックし、

一括発送情報入力をクリックしてください〈画面４７－①〉。

　ILL IDの入力フィールドに、処理対象のILL IDを入力することで、処理対象にチェックをつけることもできますので、ILL受付票に印刷されているバーコードを読んでいくことでチェックをつけることができます〈画面４７－③〉。

※ 一括処理対象のチェックボックスは、初期状態では全てチェックされていない状態になっています。

※ 全選択・全解除をクリックすると、全てのチェックボックスの選択・解除を行うことができます。〈画面４７－④〉

※ キャンセルをクリックすると一括発送処理モードを終了し、通常の一覧画面に戻ります〈画面４７－②〉。

※ 表示状態レコードを変更した場合も、キャンセルをクリックした場合と同様に、一括発送処理モードを終了します。

〈画面４７　ILL複写（貸借）受付一覧一括発送処理モード〉

（３）料金等必要な情報を入力して、一括発送処理実行または一括発送処理実行＋印刷プレビューをクリックすると、NIIへの登録を実行します。〈画面４８－①〉〈画面４８－②〉。

一括発送処理実行＋印刷プレビューを選択した場合は、一括発送処理を実行後、同時にILL発送票をプレビューします。

正常に終了すると、ILL複写（貸借）受付一覧画面に戻り、処理が完了します。

※ ITEM、UPRCE、QNT、CHRGE、FEE、POSTG の初期値は、ILL複写受付画面（ILL貸借受付画面）の詳細画面で、会計情報初期値保存で登録を行った値が初期値となります。ITEM、UPRCE、QNT、CHRGEのリピータブルの数も同様なので、リピータブルの数を増減する場合は会計情報初期値保存で登録をしなおしてください。